Privacyverklaring

Ons postadres is:
Lemelerbergweg 15
1101AJ
Amsterdam

Ons Inschrijvingsnummer bij de Kamer van Koophandel is 50187465
Ons B.T.W.-nummer is NL822599193B01

Wie verwerken je gegevens?

1. Inleiding

In deze privacyverklaring wordt alles uitgelegd over welke gegevens van jou verwerkt worden als klant of als gebruiker van de webshop van GENTS. Ook staat in deze privacyverklaring waarom en hoe lang jouw gegevens worden verwerkt en wat je rechten zijn met betrekking tot de verwerking. Je krijgt ook informatie over de partijen waarmee wij samenwerken en ons beveiligingssysteem. Onderaan dit bestand staat een begrippenlijst met enkele belangrijke begrippen.

2. Wanneer speelt deze privacyverklaring een rol?

Dit is de privacyverklaring van GENTS B.V. (Kamer van Koophandel-nummer 50187465) Deze privacyverklaring is van toepassing op elke verwerking van persoonsgegevens van onze (potentiële) klanten en gebruikers van onze websites, waaronder de webshop op gents.nl

Wij geven in het kader van transparantie ook informatie over de verwerking van andere gegevens dan persoonsgegevens. Denk bijvoorbeeld aan informatie over onze klantenservice. Vanaf nu worden alle persoonsgegevens en andere gegevens gezamenlijk genoemd als ‘gegevens’. Om zoveel mogelijk af te stemmen op jouw persoonlijke behoeftes en wensen kunnen wij deze privacyverklaring aanpassen. De meest actuele privacyverklaring kun je vinden op de website gents.nl.

Je gegevens worden niet zonder reden verwerkt en alleen als het nodig is voor specifieke doeleinden. Je gegevens zullen nooit aan derden verkocht worden. Mocht je klachten, vragen of opmerkingen hebben over deze privacyverklaring, neem dan gerust contact op met onze klantenservice.

3. Wie is de verantwoordelijke voor verwerking van je gegevens?

GENTS is verantwoordelijk voor de verwerking en bescherming van je gegevens. GENTS legt in deze privacyverklaring vast hoe en welke gegevens van je worden verwerkt. Daarnaast worden ook de doeleinden en de duur van de verwerking vast gelegd. Het bezoek adres van GENTS is Lemelerbergweg 15 (1101 AJ) in Amsterdam. Uw kunt ook telefonisch (020 752 98 69) contact opnemen of e-mailen (klantenservice@gents.nl).

In onze webshop staan links naar onze leveranciers van artikelen. Wij zijn niet verantwoordelijk voor de verwerking van je gegevens via deze websites. Deze privacyverklaring is daarop niet van toepassing.

Onze relatie met jou

6. Account aanmaken en beheren

6.1 Wat betekent dit?

Voordat je producten kunt kopen bij GENTS heb je een eigen account nodig. Dit account kun je aanmaken op onze website. Op het moment dat je een eigen account hebt op onze webshop dan kun je inloggen met je e-mailadres en wachtwoord. Daarnaast kun je je eigen account zelf beheren en gegeven wijzigen of verwijderen.

6.2 Welke gegevens verwerken wij van je?

Voor het aanmaken van jouw account hebben wij de volgende gegevens nodig:

Je voornaam, voorletter(s), achternaam, geslacht en e-mailadres (verplicht)
Ook je geboortedatum moet je verplicht opgeven.
Telefoonnummer is niet verplicht

Het is mogelijk om een account aan te maken als je jonger bent dan 18, echter is de minimale leeftijdsgrens 16 jaar.

We hebben je geboortedatum onder meer nodig om het volgende te controleren:

Een minderjarige mag geen overeenkomsten sluiten, tenzij hij/zij daarvoor toestemming heeft van zijn/haar ouders/voogd.

De wet gaat ervan uit dat de toestemming er is als het gaat om een overeenkomst waarbij het maatschappelijk gebruikelijk is dat een minderjarige die overeenkomst sluit. Zo is het bijvoorbeeld gebruikelijk dat een minderjarige van 16 jaar kleding koopt. Dit betekent dat iemand vanaf 16 jaar artikelen bij ons kan kopen.

Postcode en huisnummer (eventueel met toevoeging):

Je woonplaats en straatnaam worden automatisch ingevuld en opgeslagen op basis van je postcode

Wachtwoord:

Het door jou ingevoerde wachtwoord moet je bevestigen om veiligheidsoverwegingen
Je wachtwoord moet minimaal 8 tekens bevatten
Om een sterk wachtwoord te maken kun je hoofdletters, kleine letters, cijfers en/of speciale tekens combineren

Als je je account regelmatig gebruikt, kunnen naast de hiervoor genoemde gegevens de volgende gegevens worden opgeslagen, afhankelijk van hoe je onze shop gebruikt:

Besteldata
Bestelnummers
Totaalbedragen
Ordernummers
Details van je bestellingen, zoals totaal (aantal) bestellingen,
Bedragen, (type) artikelen, artikelnummers, aantal, kleur en
Prijs
Bezorgdata en –tijden
Bezorgkosten
Overzicht betalingen

Je bestelhistorie wordt 5 jaar bewaard. Als je niets bij ons koopt, heb je uiteraard ook geen bestelhistorie

Retouren:

Je woonplaats en straatnaam worden automatisch ingevuld en opgeslagen op basis van je postcode
Je kunt maximaal 5 jaar terugkijken in je bestelhistorie. Als je niets bij ons koopt, heb je uiteraard ook geen bestelhistorie

6.3 Mijn GENTS account

Mijn persoonlijke gegevens

Verwerkingen voor (verder) gebruik van jou GENTS account:

E-mailadres en wachtwoord. Je kunt wijzigingen aanbrengen door te klikken op de button ‘wijzigen’
E-mail en telefoon
Klantnummer, voorletters, achternaam, geslacht, geboortedatum, adres, postcode, woonplaats, telefoonnummer (mobiel, thuis of werk)
Info over Mijn GENTS, gegevens wijzigen, inschrijven nieuwsbrief en klacht melden
E-mailadres voor e-mailvoorkeur. Je kunt hier aangeven of je wel of niet op de hoogte gehouden wilt worden van aanbiedingen en acties van GENTS
Gegevens kun je wijzigen door op ‘wijzigen’ te klikken

Klantenservice- en algemene informatie

Verwerkingen voor (verder) gebruik van jou GENTS account:

Info over bestelling plaatsen, volgen, annuleren, kosten en veiligheid van winkelen
Info over levertijd en bezorgtijden, bezorgadres, pakket ophalen, pakket volgen etc.
Info over gratis retourneren, retour niet terugbetaald, retourvoorwaarden, artikel(en) ruilen etc.
Info over retourneren, artikelen laten repareren, aankoopbewijzen, reparatiekosten etc.
Info over bezorging grote artikelen, bezorging op andere verdieping, artikel gebruiksklaar maken etc.
Info over betaalwijzen, betalingen, terug stortingen, voorkeuren, betalingsachterstanden etc.
Info over app en de mogelijkheden daarvan
Info over acties via Instagram, Facebook etc.

6.3 Wat is de grondslag voor deze verwerkingen?

De onder § 6.2 genoemde verwerkingen zijn noodzakelijk voor de uitvoering van de overeenkomst tussen jou en GENTS. Dit om jouw bestellingen te kunnen leveren en te kunnen verwerken.

6.4 Hoe lang bewaren wij je gegevens voor dit doel?

De accountgegevens inclusief je voorkeuren die je hebt aangeven worden alleen bewaard zolang jij het account actief gebruikt. Wanneer je 5 jaar geen gebruik meer maakt van je account, dan wordt deze onder bepaalde voorwaarden je accountgegevens verwijderd. Je gegevens over bestellingen en facturen bewaren we 7 jaar in verband met wettelijke termijnen.

Het is mogelijk om je gegevens en instellingen van onze diensten en nieuwsbrieven te wijzigen in je account van GENTS. Als je dit aanpast, dan wordt dit zo snel mogelijk verwerkt. Dit gebeurt in uiterlijk 2 weken nadat jij het hebt aangepast. Als jij je account verwijderd, dan zullen wij binnen 4 weken je accountgegevens verwijderen.

7. Artikelen kopen en laten bezorgen

7.1 Wat houdt dit doel in?

Via onze webshop kun je artikelen kopen en thuis laten bezorgen of op een PostNL punt laten afleveren. Alleen jij kunt dan het pakket afhalen op een PostNL punt. Artikelen bestellen kan bij GENTS in principe vanaf 16 jaar.

7.2 Welke gegevens verwerken wij van je?

Al vanaf het moment dat je onze website bezoekt, verwerken we bepaalde gegevens van je. Als je artikelen wilt bestellen en deze wilt laten thuisbezorgen of wilt afhalen bij een PostNL punt verwerken wij de volgende transactiegegevens van je:

Kenmerken geplaatste bestellingen (orders): Aantal, soort, prijzen, leverbaarheid artikelen, soort verzending, BTW en verzendkosten

Inloggegevens: Om artikelen te kunnen kopen heb je een Mijn GENTS account nodig en moet je ingelogd zijn

Je GENTS account: Je kunt inloggen met je e-mailadres en wachtwoord

Bezorgwijze: Pakketpost, bezorgen bij bezorgadres of ophalen bij PostNL punt.

Bezorgadres en -tijd: Naam, adres, woonplaats, bezorgdatum en –tijd indien mogelijk

Ophaalbevestiging: Om te communiceren over je bestelling per e-mail of SMS (voor SMS moet je je telefoonnummer invullen)

Rekeningnummer en betaalgegevens: Wij verwerken gegevens met betrekking tot de betaling

Manier van betalen: Vooraf met iDeal, Creditcard

Opmerkingen en details: Indien relevant

Verwerkingen voor kopen en bezorgen van artikelen: Besteloverzicht

Ingevoerde cadeaukaart of kortingscode Informatie over acceptatie van je bestelling: Indien relevant

Bestelnummer (ook wel ordernummer genoemd): Bestelnummer zie je op de bedankpagina

Volg je bestelling: Gegevens om je bestelling te volgen (track and trace)

Instructies die je aan ons geeft voor aflevering: Indien relevant

Overige accountgegevens indien nodig: Zie § 6

Als je eenmaal een GENTS account hebt geopend en een of meerdere artikelen hebt aangeschaft, kunnen we je daarna aanbiedingen en informatie over onze artikelen en diensten sturen via bijvoorbeeld e-mail We kunnen je gegevens ook gebruiken om je aanbiedingen en informatie op social media te laten zien. Verder verwerken we onder meer je transactiegegevens voor intern marktonderzoek.

7.3 Wat is de grondslag voor deze verwerkingen?

De verwerkingen die zijn genoemd onder § 7.2 zijn noodzakelijk voor de uitvoering van de overeenkomst tussen jou en GENTS.

7.4 Hoe lang bewaren wij je gegevens voor dit doel?

De onder § 7.2 genoemde gegevens bewaren wij over het algemeen 7 jaar omdat we in verband met wettelijke termijnen verplicht zijn deze gegevens te bewaren. Voor de bewaartermijnen van je account, aanpassing of verwijdering van gegevens uit je account, wijziging van je instellingen of beëindiging van je account verwijzen we naar § 6. Belangrijke gegevens voor het functioneren van onze shop, waaronder de aan de wensenlijst en het winkelmandje toegevoegde artikelen, je inlogstatus en aanbevelingen, waaronder artikelen, bewaren we maximaal 1 jaar vanaf het laatste ingelogde bezoek aan onze shop.

8. Bezoek en gebruik van de shop (algemeen)

8.1 Wat betekent dit?

8.1.1 Functionaliteit

Als je onze shop bezoekt, verwerken wij gegevens van je, zoals je IP-adres en het gebruik van onze diensten. Deze gegevens hebben we nodig om de functionaliteit van onze shop te kunnen aanbieden. Daarnaast kunnen wij met deze informatie de webshop verbeteren en gebruiksvriendelijker maken.

8.1.2 Aanpassen aan klik- en koopgedrag

Gents gebruikt je gegevens om haar webshop aan te passen op jou klik- en koopgedrag. Daarnaast worden je gegevens ook gebruikt voor het tonen van relevante aanbiedingen en advertenties in onze shop en via websites van derden. Tot slot kunnen segmenten worden gebruikt voor campagnes op onze websites. Om deze gegevens te verzamelen en om het gebruik van onze websites aangenamer te maken worden cookies en vergelijkbare technieken gebruikt. Zie ons cookiebeleid.

8.1.3 Koppeling van je gegevens

GENTS kan de gegevens van je website bezoek koppelen aan je GENTS account, transactiegegeven en gegevens die we van je hebben ontvangen op basis van reviews van klanttevredenheid. Deze gegevens worden gebruikt om getoonde aanbiedingen en advertenties relevanter en persoonlijker te maken. Daarnaast worden deze gegevens geanalyseerd. De resultaten daarvan kunnen worden gebruikt voor segmentatie ten behoeve van het personaliseren van de shop en uitingen.

8.2 Welke gegevens verwerken wij van je?

IP-adres van je devices en unieke identifiers van de op je devices geplaatste cookies: Een ‘device’ is bijvoorbeeld een computer, tablet of mobiele telefoon

Internetbrowser waarmee je surft: Je kunt denken aan Google Chrome, Mozilla Firefox of Safari

Transactiegegevens: Zie § 7.2

Voorkeuren of interesses: Zie § 6

Bezochte web- of apppagina’s en duur van bezoek of sessie: Met behulp van cookies of vergelijkbare technieken kunnen wij zien welke onderdelen van de website of app je hebt bekeken

Klikgedrag en geziene advertenties:

Onder klikgedrag scharen wij ook surf- en zoekgedrag. Je kunt hierbij ook denken aan artikel-interacties, zoekopdrachten, promotie- interacties en stappen in de bestelflow
Wij analyseren ook het klikgedrag

8.3 Wat is de grondslag voor deze verwerkingen?

Dit hangt af van het doel. Voor marketing wordt bijvoorbeeld verwezen naar § 8, voor intern marktonderzoek naar § 20.

8.4 Hoe lang bewaren wij je gegevens voor dit doel?

Dit hangt af van het doel. Voor marketing wordt bijvoorbeeld verwezen naar § 8, voor intern marktonderzoek naar § 20.

9. Marketing

9.1 Wat houdt dit doel in?

Om een relatie met je op te kunnen bouwen doen wij aan verschillende vormen van marketing. Dit doen wij door je rechtstreeks te benaderen via verschillende kanalen denk bijvoorbeeld aan e-mail, post, SMS, pushmeldingen en social media. Daarnaast zijn aanbevelingen van artikelen en reclamebanners op onze en derde websites ook kanalen die wij inzetten voor marketing. Het liefst maken we de reclames en aanbiedingen zo relevant mogelijk voor jou. Hiervoor hebben wij gegevens nodig die ons helpen bij het bepalen van jouw interesses. Dit doen wij door jou gedrag te analyseren via onze verzamelde gegevens. Dit gebeurt op basis van profilering.

9.2 Welke gegevens verwerken wij van je?

Als je een account hebt aangemaakt (§ 6) en een of meerdere artikelen hebt aangeschaft (§ 7), kunnen wij je daarna in selecteren voor marketingdoeleinden.

Op het moment dat wij elektronische contactgegevens hebben ontvangen in het kader van de verkoop van producten, dan mogen wij deze contactgegevens op grond van de wet zonder verdere toestemming gebruiken voor het versturen van commerciële communicatie voor ‘eigen gelijksoortige artikelen of diensten’. Je kunt bezwaar maken tegen het gebruik van je elektronische contactgegevens voor marketingdoeleinden.

Marketing zonder of met minimale profilering:

Televisiecampagnes
Algemene e-mails
Flyers

Profilering op basis van cookiegegevens. Je kunt denken aan gegevens op basis van klikgedrag en gegevens die worden verwerkt op basis van vergelijkbare technieken, zoals Javascript, web beacons etc.:

Werking van de zoekmachine in onze shop
Rangschikking van onze artikelen op artikel overzicht pagina’s
‘Andere klanten kochten of bekeken ook’
‘Laatst bekeken’ artikelen
Reclamebanners op onze website gebaseerd op cookie gegevens
Onze e-mails kunnen ‘persoonlijke rijen’ met artikelen bevatten (gebaseerd op gegevens van je klikgedrag)
Zie voor de gegevens die we verwerken op basis van cookies § 8 en onze cookieverklaring

Alle profileringsactiviteiten gebaseerd op nummers 1 en 2 plus accountgegevens

Vouchers voor kortingen op je verjaardag
Vouchers voor kortingen op de artikelgroep ‘Wonen’ nadat je bent verhuisd

Alle profileringsactiviteiten gebaseerd op nummers 1 t/m 3 plus gegevens die ‘toebehoren’ aan derde partijen. Je kunt denken aan cookies die zijn verrijkt met gegevens in het kader van GENTS uitingen:

In de volgende voorbeelden is GENTS adverteerder:

Reclamebanners op andere websites dan die van GENTS, gebaseerd op segmenten. Voor gegevensverwerkingen die niet door GENTS worden uitgevoerd maar een andere partij, moet die andere partij zelf een grondslag hebben, zoals toestemming of noodzakelijkheid ter behartiging van haar gerechtvaardigde belangen
Dit geldt ook voor het delen van gehashte e-mailadressen met bijvoorbeeld Facebook, zodat Facebook je kan herkennen op basis van dezelfde hashcode. Voor de verwerkingen aan de kant van Facebook moet zij zelf een grondslag hebben, zoals toestemming of noodzakelijkheid ter behartiging van haar gerechtvaardigde belangen

Alle profileringsactiviteiten gebaseerd op nummers 1 t/m 4 plus gegevens van verwijzingen. Je kunt denken aan gegevens met betrekking tot marketingcampagnes of zoektermen:

Je vertoont gedrag op andere websites dan die van GENTS. GENTS krijgt daarover gegevens nadat je bijvoorbeeld hebt geklikt op een advertentie van GENTS

Alle profileringsactiviteiten gebaseerd op nummers 1 t/m 5:

E-mails e.d. met aanbiedingen die zijn gebaseerd op eerdere transactiegegevens • Persoonlijke rijen in e-mails e.d. die zijn gebaseerd op gegevens van eerdere transacties

9.3 Wat is de grondslag voor deze verwerkingen?

De genoemde verwerkingen zijn noodzakelijk voor het relevanter maken van onze advertenties en aanbiedingen.

9.4 Hoe lang bewaren wij je gegevens voor dit doel?

wij verwijzen je naar § 6.4 de gegevens blijven net zo lang bewaard als je account.

10. Belastingen, administratie etc.

10.1 Wat houdt dit doel in?

Voor sommige doeleinden moeten wij op grond van wettelijke verplichtingen bepaalde gegevens van jou verwerken. Denk aan administratie-, boekhoud-, en belastingdoeleinden. Wij moeten de belastinginspecteur voorzien de gegevens die een rol (kunnen) spelen voor belastingheffing bij GENTS. Ook heeft onze accountant toegang tot onze administratie om haar wettelijke controle op onze jaarrekening te kunnen uitvoeren. Hierdoor kan het dus zo zijn dat we soms bepaalde gegevens van je moeten delen met derden.

10.2 Welke gegevens verwerken wij van je?

Dit hangt sterk af van de wettelijke verplichting en het doel. Wij mogen niet meer of andere gegevens verwerken dan noodzakelijk is voor de uitvoering van de wettelijke verplichting.

10.3 Wat is de grondslag voor deze verwerkingen?

De onder § 10.2 bedoelde verwerkingen zijn noodzakelijk om te voldoen aan wettelijke verplichtingen die op GENTS rusten.

10.4 Hoe lang bewaren wij je gegevens voor dit doel?

Dit hangt af van het doel. In de regel blijft dit 5 jaar bewaard.

11. Hoe beveiligen wij je gegevens?

We zorgen ervoor dat je account is beveiligd en dat niemand van buiten of van binnen kan inloggen en bij je gegevens kan komen. Zo wordt onder andere je wachtwoord versleuteld bij ons opgeslagen
Wij houden continu in de gaten of er (stiekem) inbraakpogingen worden ondernomen.
Wij repareren kwetsbaarheden en nemen maatregelen bij inbraak
We hebben veel systemen die met elkaar communiceren. Wanneer we je gegevens van het ene naar het andere systeem sturen, gebeurt dit veilig en gecontroleerd
Alleen medewerkers van GENTS die dat voor de uitvoering van hun functie nodig hebben, kunnen je gegevens inzien voor specifieke doeleinden
Derde partijen die toegang nodig hebben tot je gegevens zijn verplicht om passende technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen nemen en hun medewerkers tot geheimhouding te verplichten
Wij beschermen onze systemen tegen malware, virussen, cryptoware en hacking software
We gebruiken de laatste technologieën om de beschikbaarheid en veiligheid van onze shop te garanderen
We zorgen ervoor dat we up-to- date zijn met onze software en andere technologieën
Wij voorzien onze website regelmatig van geautomatiseerde veiligheidsscans
Communicatie via de website of e-mail vindt versleuteld, gecontroleerd en veilig plaats

12. Jouw rechten

Recht op informatie

We zijn verplicht om je te informeren over onze identiteit, welke gegevens we van je verwerken, hoe lang, voor welke doeleinden, op basis van welke grondslag en aan wie we je gegevens verstrekken. Al deze informatie kun je vinden in deze privacyverklaring. Mocht je meer informatie willen hebben, dan kun je contact met ons opnemen (§ 4 en § 5). Wij zullen de informatie kosteloos verstrekken, tenzij je verzoek kennelijk ongegrond of buitensporig is. In dat geval zullen we geen gevolg geven aan je verzoek of, als we dat wel doen, administratiekosten rekenen

Recht op inzage

Je hebt het recht op inzage in je gegevens. Je hebt onder meer het recht om van GENTS uitsluitsel te verkrijgen of zij gegevens van jou verwerkt, en zo ja, welke gegevens, wat de doeleinden zijn van de verwerking, aan welke partijen je gegevens worden verstrekt, hoe lang je gegevens worden verwerkt en de beschikbare informatie over de herkomst van de gegevens (als de gegevens niet van jezelf afkomstig zijn). Je hoeft geen reden te geven voor een inzageverzoek. Het recht op inzage heeft alleen betrekking op inzage in je eigen gegevens. GENTS kan je vragen om een kopie van je rijbewijs, identiteitskaart of paspoort te sturen ter identificatie.

Recht op reflectie

Je kunt GENTS vragen je gegevens direct te laten rectificeren als deze gegevens niet correct zijn. Je hebt ook het recht om onvolledige gegevens volledig te maken door een aanvullende verklaring of brief te sturen aan GENTS. In je Mijn GENTS account kun je veel gegevens zelf wijzigen.

Recht op verwijdering

Op verzoek zijn we verplicht je gegevens zonder onredelijke vertraging te verwijderen

Recht op overdraagbaarheid van je gegevens

Je hebt het recht op overdraagbaarheid van gegevens. Dit houdt in dat je aan GENTS een verzoek kunt doen om je gegevens te ontvangen. Vervolgens kun je deze gegevens opslaan voor persoonlijk gebruik. Ook kun je je gegevens doorgeven aan een andere retailer of vragen aan GENTS om dat voor je te doen (voor zover dit technisch mogelijk is). Je hebt het recht op overdraagbaarheid alleen met betrekking tot gegevens die je zelf aan GENTS hebt verstrekt én als de verwerking berust op je toestemming of een overeenkomst waarbij jij partij bent. Je kunt je gegevens downloaden in je Mijn GENTS account.

Recht van bezwaar

Je hebt het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van je gegevens. Dit kun je doen als er in jouw specifieke situatie redenen zijn om bezwaar te maken.

0 ITEMS IN JE WINKELWAGEN

Algemene bedrijfsinformatie