Privacyverklaring

Laatst bijgewerkt: 5 november 2026

In deze privacyverklaring lees je welke persoonsgegevens GENTS van je gebruikt, waarvoor, op welke grond, met wie we ze delen en hoe lang we ze bewaren. Ze geldt voor iedereen die bij ons koopt, in de webshop of in een van onze winkels, ons een vraag stelt, zich inschrijft voor onze mail, bij ons solliciteert of gents.nl bezoekt. Over cookies lees je meer in onze cookieverklaring.

In het kort

• We gebruiken je gegevens om je bestelling of aankoop af te handelen, je klantvoordeel bij te houden en je goed te helpen. We verkopen ze nooit.
• Webshop en winkels gebruiken één klantbestand. Schrijf je je in aan de kassa, dan kun je met hetzelfde e-mailadres ook inloggen op gents.nl.
• Mail met aanbiedingen krijg je alleen als je je daarvoor aanmeldt of als je al klant bent. Afmelden kan onder elke mail.
• Cookies voor statistieken en advertenties plaatsen we alleen als je daar toestemming voor geeft.
• In Mijn GENTS kun je je gegevens inzien, aanpassen, downloaden en je account verwijderen.
• Ben je het niet eens met hoe we met je gegevens omgaan, dan kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

1. Wie is verantwoordelijk?

De verwerkingsverantwoordelijke is GENTS B.V., Lemelerbergweg 15, 1101 AJ Amsterdam, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 50187465. In deze verklaring noemen we dat GENTS, of 'we'.

Heb je een vraag over je gegevens of wil je een van je rechten gebruiken? Mail ons op klantenservice@gents.nl of vraag het in een van onze winkels; die geven je vraag aan ons door. Meer contactmogelijkheden staan op onze klantenservicepagina.

2. Bestellen in de webshop

Je kunt bij ons bestellen als gast of met een account. Een wachtwoord heb je niet nodig: je logt in met een link en een code die we je mailen, of met dezelfde code via WhatsApp als je je telefoonnummer al bij ons hebt opgegeven. Je account ontstaat vanzelf de eerste keer dat je inlogt.

Welke gegevens: naam, e-mailadres, telefoonnummer, factuur- en bezorgadres, wat je bestelt, de prijs en de korting, je betaalwijze en de betaalstatus, de bezorging en de track-and-tracecode, en retouren en terugbetalingen. Een buitenlands adres laten we controleren, zodat je pakket aankomt.

Waarvoor: om je bestelling te verwerken, te betalen, te verzenden of klaar te zetten in een winkel, om je over je bestelling te mailen en om retouren en klachten af te handelen.

Grondslag: uitvoering van de koopovereenkomst (artikel 6 lid 1 sub b AVG). Facturen en de boekhouding bewaren we omdat de wet dat verplicht (sub c).

Na je bestelling vragen we je één keer om de vraag 'Hoe ken je GENTS?' te beantwoorden. Dat is niet verplicht. We gebruiken het antwoord alleen om te zien welke kanalen werken.

3. Je account: Mijn GENTS

In je account zie je je bestellingen, aankopen in de winkel, spaarpunten en voorkeuren. Naast de gegevens hierboven kun je zelf invullen: je geboortedatum of leeftijdscategorie, je favoriete winkel, kleuren en stijl, en je maten. Gebruik je ons maatadvies, dan bewaren we je lengte, gewicht, borst- of tailleomvang en de pasvorm die je prettig vindt, zodat we de juiste maat kunnen adviseren. Ook kun je een klantenpas in Apple Wallet of Google Wallet zetten.

Grondslag: uitvoering van de overeenkomst voor je account en je klantvoordeel (sub b). De gegevens die je zelf extra invult, zoals je maten en je geboortedatum, zijn niet verplicht: die gebruiken we op basis van je toestemming (sub a), en je trekt die in door ze weer leeg te maken.

4. In de winkel

Inschrijven aan de kassa

Je kunt je in elke winkel als klant laten inschrijven. De medewerker vraagt dan je e-mailadres en je naam, en als je dat wilt je telefoonnummer, geboortedatum en adres. Ben je lid van een studentenvereniging of koop je zakelijk, dan noteren we ook de vereniging of de bedrijfsnaam. Je komt daarmee in hetzelfde klantbestand als de webshop: je kunt met dat e-mailadres inloggen op gents.nl en je aankopen en spaarpunten daar terugzien. Tegelijk maken we een klantkaart aan in ons kassasysteem.

Met de inschrijving ontvang je ook onze mail met nieuws en aanbiedingen. De medewerker vertelt je dat bij het inschrijven. Wil je dat niet, zeg het dan meteen; afmelden kan daarna altijd onder elke mail. Heb je je eerder afgemeld, dan blijft dat zo.

Grondslag: uitvoering van de overeenkomst voor je klantaccount en je spaarpunten (sub b). Voor de mail gebruiken we de wettelijke uitzondering voor bestaande klanten (artikel 11.7 lid 3 Telecommunicatiewet): we mailen alleen over onze eigen, vergelijkbare producten en je kunt je bij de inschrijving en in elke mail afmelden.

De bon per mail

Als je ingeschreven bent, mailen we je bon na je aankoop of retour. De bon staat ook in je account. Zo heb je altijd een aankoopbewijs voor ruilen, retour en garantie. Grondslag: uitvoering van de koopovereenkomst (sub b).

Sparen en klantvoordeel

Bij elke aankoop, in de winkel en online, spaar je punten. Die kun je inwisselen voor een tegoedbon. Daarvoor houden we bij wat je koopt, wanneer en in welke winkel, en hoeveel punten je hebt gespaard en gebruikt. Heb je je geboortedatum opgegeven, dan sturen we je rond je verjaardag een felicitatie, soms met een extraatje. Grondslag: uitvoering van de overeenkomst voor het spaarprogramma (sub b).

Wie in de winkel wat ziet

Winkelmedewerkers kunnen je klantgegevens opzoeken als je aan de kassa staat, bijvoorbeeld om je punten toe te kennen, je bon te koppelen of je inschrijving te verbeteren. In het overzicht van ingeschreven klanten zien ze alleen je naam, de datum, de bon en de medewerker die je heeft ingeschreven. Je e-mailadres, telefoonnummer en adres zien ze pas als ze jouw gegevens openen om iets te verbeteren. Daar zien ze alleen de bon van je inschrijving, niet al je aankopen.

Interne rapportages

Per winkel en per medewerker houden we bij hoeveel klanten zich inschrijven en hoeveel inschrijvingen volledig zijn. Die cijfers delen we met de winkelmanagers en de regiomanagers. Er staan geen gegevens van klanten in, alleen aantallen. Grondslag: ons gerechtvaardigd belang om de winkels goed aan te sturen (sub f).

Reserveren en afspraken

Leg je een artikel apart, of maak je een afspraak in een winkel (bijvoorbeeld voor trouwkleding of voor vermaak), dan noteren we je naam, je e-mailadres of telefoonnummer, het artikel of de afspraak en de winkel. We gebruiken dat alleen om de reservering of afspraak te regelen en je erover te berichten. Grondslag: uitvoering van de overeenkomst (sub b).

5. Studentenverenigingen

We werken samen met studentenverenigingen. Leden krijgen korting en de vereniging ontvangt een vergoeding voor wat haar leden bij ons kopen. Daarvoor houden we per lid bij bij welke vereniging je hoort en of je lid of bestuurslid bent, en koppelen we je aankopen aan die vereniging. De vereniging ziet alleen totalen, niet wat jij hebt gekocht.

Die gegevens komen meestal van jezelf, als je je in de winkel of online als lid inschrijft. Soms komen ze van je vereniging: die kan ons je naam, je e-mailadres en je rol (lid of bestuur) geven, zodat je ledenkorting direct werkt. Krijgen we je gegevens zo van je vereniging, dan gebruiken we ze alleen voor de ledenkorting en de afrekening met de vereniging.

Grondslag: uitvoering van de afspraken met jou en je vereniging over de ledenkorting (sub b), en ons gerechtvaardigd belang om de vergoeding aan de vereniging goed af te rekenen (sub f). Wil je niet meer als lid bij ons bekend staan, laat het ons dan weten.

6. Klantenservice

Mail je ons, chat je met ons of bel je ons, dan bewaren we je vraag, ons antwoord en wat er verder over is afgesproken, gekoppeld aan je bestelling of account als die er is. Stuur je een foto mee, bijvoorbeeld van een beschadigd artikel, dan bewaren we die bij je vraag. Van telefoongesprekken bewaren we het nummer, het tijdstip en de duur. Wordt een gesprek opgenomen, dan verwijderen we de opname nadat je vraag is afgehandeld.

Om je sneller te helpen laten we een AI-model van Anthropic een concept-antwoord schrijven op basis van je bericht en eventuele foto's. Een medewerker leest dat concept altijd, past het aan waar nodig en verstuurt het zelf. Je gegevens worden daarbij niet gebruikt om het AI-model te trainen.

Grondslag: uitvoering van de overeenkomst als je vraag over een bestelling gaat (sub b), en anders ons gerechtvaardigd belang om vragen goed en snel te beantwoorden (sub f).

7. Mail, WhatsApp en nieuwsbrief

• Nieuwsbrief via de website: je meldt je aan en bevestigt dat met een klik in een mail die we je sturen. Grondslag: toestemming (sub a).
• Als je al klant bent: heb je bij ons gekocht, dan kunnen we je mailen over vergelijkbare producten, bijvoorbeeld onze nieuwsbrief over nieuwe collecties en aanbiedingen, een herinnering aan je winkelmandje, een vraag om een review of een suggestie bij je bestelling. Bestel je online, dan staat dat bij het afrekenen; wil je het niet, vink dan Liever geen nieuwsbrief aan. Pas na je betaling zetten we je op de lijst. Dat mag op grond van de uitzondering voor bestaande klanten (artikel 11.7 lid 3 Telecommunicatiewet). Woon je in Duitsland, Frankrijk, Zweden, Denemarken of Noorwegen, dan mailen we je alleen als je je hebt aangemeld.
• Ingeschreven in de winkel: zie hierboven, bij 'Inschrijven aan de kassa'.
• WhatsApp: als je dat wilt, sturen we je via WhatsApp berichten over je bestelling, je inlogcode of aanbiedingen. Voor aanbiedingen via WhatsApp vragen we eerst je toestemming (sub a).

In onze mails zit een klein beeldje waarmee we zien of een mail is geopend, en we zien op welke links je klikt. Klik je vanuit een mail naar gents.nl, dan herkennen we je, zodat we je de producten kunnen tonen die bij je passen. We gebruiken dat om onze mails relevanter te maken en minder vaak te sturen aan wie ze niet leest. Grondslag: ons gerechtvaardigd belang (sub f). Ben jij het niet, of wil je niet herkend worden, klik dan op 'Niet jij?' op de site.

Onder elke mail staat een link om je af te melden. Afmelden kan ook in Mijn GENTS of via de klantenservice. Een afmelding gaat altijd voor.

8. Advertenties, statistieken en cookies

Cookies

Als je gents.nl bezoekt, kies je zelf welke cookies je toestaat. Functionele cookies zijn nodig om de site te laten werken, bijvoorbeeld voor je winkelmandje en het inloggen. Cookies voor statistieken (zoals Google Analytics en Leadinfo, dat herkent welke bedrijven onze site bezoeken) en voor advertenties (zoals die van Google, Meta, TikTok, Reddit en Microsoft) plaatsen we alleen als je daar toestemming voor geeft. Je keuze kun je altijd aanpassen. Welke cookies we gebruiken, lees je in de cookieverklaring.

Aankopen doorgeven aan advertentiekanalen

Heb je toestemming gegeven voor advertentiecookies en bestel je na een klik op een advertentie, dan geven we die aankoop door aan het kanaal waar de advertentie stond, zodat we kunnen meten welke advertenties werken. We sturen dan versleutelde (gehashte) gegevens mee, zoals je e-mailadres en telefoonnummer, zodat het kanaal de aankoop aan de advertentie kan koppelen. Zonder toestemming geven we niets door. Grondslag: toestemming (sub a).

Klantenlijsten bij Google en Meta

We delen het e-mailadres en telefoonnummer van onze klanten versleuteld (gehasht) met Google en Meta (Facebook en Instagram). Die vergelijken de versleutelde gegevens met hun eigen gebruikers. Zo kunnen we je op die platforms advertenties van GENTS tonen die bij je passen, of juist voorkomen dat je advertenties ziet voor iets wat je al hebt. Google en Meta krijgen van ons geen aankopen of andere gegevens, en de versleutelde gegevens van wie geen gebruiker is worden direct weggegooid.

Grondslag: ons gerechtvaardigd belang om onze klanten gericht te benaderen (sub f). Je kunt daar altijd bezwaar tegen maken: zet het uit in Mijn GENTS onder 'Advertenties', via de link in onze mail of via de klantenservice. Binnen een week sta je dan niet meer in onze lijsten.

Partners op de bedankpagina en affiliates

Kom je via een website van een partner bij ons (affiliate marketing via Daisycon), dan krijgt die partner te horen dat er een bestelling is geplaatst en voor welk bedrag, niet wie je bent. Na je bestelling kun je een aanbod van een partner zien (Sovendus). Je gegevens gaan daar alleen naartoe als je toestemming hebt gegeven voor marketing.

9. Reviews

Na je bestelling of aankoop in de winkel kunnen we je uitnodigen om een review te schrijven op Trustpilot. Daarvoor geven we Trustpilot je naam, je e-mailadres en het ordernummer. Grondslag: ons gerechtvaardigd belang om onafhankelijke reviews te verzamelen (sub f). Bij het afrekenen kun je ook kiezen voor een korte vragenlijst van Google Klantenreviews; die krijgt je e-mailadres alleen als je daarvoor kiest (sub a).

10. Jezelf zien in een look van GENTS

Op gents.nl kun je een foto van jezelf uploaden om jezelf in een kledingstuk van GENTS te zien, bijvoorbeeld bij het samenstellen van een smoking of een feestlook. Dat doen we alleen nadat je daar uitdrukkelijk mee hebt ingestemd door een vakje aan te vinken (sub a). Je foto wordt eenmalig verwerkt door een AI-beeldmodel van OpenAI of, als dat niet lukt, van FASHN AI, en direct daarna verwijderd. We bewaren alleen het gemaakte beeld, gedurende dertig dagen, onder een onraadbare link die je zelf kunt delen. We bewaren geen IP-adres bij het beeld en je foto wordt niet gebruikt om modellen te trainen. Wil je dat het beeld eerder weg is, mail dan de link naar klantenservice@gents.nl.

11. Solliciteren

Solliciteer je bij GENTS, dan ontvangen we je naam, contactgegevens, motivatie en cv. Die gebruiken we alleen om je sollicitatie te beoordelen. Een AI-model van Anthropic maakt een samenvatting van je cv voor de recruiter; de beslissing over je sollicitatie neemt altijd een mens. Krijg je de baan niet, dan verwijderen we je gegevens uiterlijk vier weken na afloop van de procedure, tenzij je ons toestemming geeft ze een jaar te bewaren voor een volgende vacature. Grondslag: het voorbereiden van een arbeidsovereenkomst (sub b) en, voor langer bewaren, je toestemming (sub a).

12. Zakelijke klanten en marktplaatsen

Bestel je zakelijk, dan bewaren we je bedrijfsnaam, je contactgegevens, de afspraken met je bedrijf en je bestellingen in ons relatiebeheer en onze boekhouding. Grondslag: uitvoering van de overeenkomst (sub b).

Koop je een artikel van GENTS via bol.com of Amazon, dan krijgen we van die marktplaats je naam, je bezorgadres en je bestelling, zodat we het artikel kunnen versturen en een retour kunnen afhandelen. Die gegevens gebruiken we niet voor onze eigen mail of advertenties. Grondslag: uitvoering van de overeenkomst (sub b).

13. Administratie, beveiliging en misbruik

We bewaren facturen, bonnen en betaalgegevens zeven jaar, omdat de belastingwet dat verplicht (sub c). Onze accountant en de Belastingdienst kunnen deze administratie inzien.

We controleren aankopen, retouren en tegoedbonnen op misbruik, bijvoorbeeld een retour die twee keer wordt terugbetaald. Valt er iets op, dan kijkt een medewerker ernaar; er volgt nooit automatisch een besluit over jou. Grondslag: ons gerechtvaardigd belang om fraude te voorkomen (sub f).

14. Met wie we je gegevens delen

We verkopen je gegevens niet. We schakelen wel bedrijven in die gegevens voor ons verwerken. Met die verwerkers hebben we afspraken gemaakt: ze mogen je gegevens alleen voor ons gebruiken en moeten ze goed beveiligen.

• Kassa- en voorraadsysteem: SRS, voor je klantkaart, bonnen, spaarpunten en tegoedbonnen.
• Hosting en opslag: Vercel (servers in Frankfurt) en Neon (database), waar de webshop, ons klantbestand en onze interne systemen draaien.
• Mail: Resend, voor het versturen van al onze mails en het ontvangen van mail aan de klantenservice.
• Telefonie en kantoor: Rinkel (telefoon van de klantenservice) en Microsoft 365 (mail en documenten van onze medewerkers).
• AI-hulp: Anthropic (concept-antwoorden voor de klantenservice en samenvattingen van cv's), en OpenAI en FASHN AI (beelden voor de looks met je eigen foto). Alle drie bereikbaar via Vercel.
• Reviews en meting: Trustpilot, en Google Analytics alleen als je daarvoor toestemming gaf.
• Zakelijk en boekhouding: Teamleader (zakelijke relaties) en Exact Online (boekhouding).
• Webshopplatform: Shopify, waar bestellingen van vóór onze nieuwe webshop nog in staan.
• Adrescontrole: Google, voor het controleren van buitenlandse bezorgadressen.

Sommige partijen zijn zelf verantwoordelijk voor wat ze met je gegevens doen. Ze krijgen alleen wat ze nodig hebben voor hun deel van het werk:

• Betalen: Mollie (iDEAL, creditcard en andere online betaalwijzen), Klarna en in3 (achteraf of in delen betalen; zij doen hun eigen kredietcheck), en Worldline en Pay. voor de pinautomaten in de winkels.
• Bezorgen: DHL krijgt je naam, adres, e-mailadres en telefoonnummer om je pakket te bezorgen en je op de hoogte te houden.
• Advertentiekanalen: Google, Meta, TikTok, Reddit, Microsoft, OpenAI en Daisycon, zoals beschreven in hoofdstuk 8.
• WhatsApp (Meta), als je via WhatsApp met ons contact hebt.
• Marktplaatsen: bol.com en Amazon, als je daar een artikel van GENTS koopt.
• Je studentenvereniging ziet alleen de totalen voor de vergoeding, niet je aankopen.
• Overheid en accountant: de Belastingdienst en onze accountant, en andere instanties als de wet ons dat verplicht.

15. Gegevens buiten de Europese Unie

We bewaren je gegevens zo veel mogelijk binnen de Europese Unie. Een aantal partijen hierboven, zoals Google, Meta, Microsoft, Anthropic, OpenAI, Vercel en Resend, is gevestigd in de Verenigde Staten of werkt met diensten daar. Dan zorgen we ervoor dat je gegevens daar even goed beschermd zijn: de partij is aangesloten bij het EU-VS Data Privacy Framework, of we hebben met haar de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie afgesproken. Wil je daar meer over weten, mail ons dan.

16. Hoe lang we je gegevens bewaren

• Account en klantgegevens: zolang je klant bij ons bent. Verwijder je je account, dan maken we het direct anoniem.
• Bestellingen, bonnen en facturen: zeven jaar, vanwege de wettelijke bewaarplicht. Ook na het verwijderen van je account.
• Spaarpunten: zolang je account bestaat. Punten en tegoedbonnen kunnen eerder vervallen volgens de spaarvoorwaarden.
• Nieuwsbrief: tot je je afmeldt. Je afmelding zelf bewaren we, zodat we je niet opnieuw gaan mailen.
• Vragen aan de klantenservice: zolang nodig om je vraag af te handelen en eventuele vervolgvragen te beantwoorden. Opnames van telefoongesprekken verwijderen we nadat je vraag is afgehandeld.
• Toestemmingen en afmeldingen: zolang ze gelden, en daarna zo lang als nodig om te kunnen laten zien dat we ons eraan hielden.
• Beelden van een look met je eigen foto: dertig dagen. Je foto zelf direct na het maken van het beeld.
• Sollicitaties: vier weken na afloop, of een jaar als je daar toestemming voor geeft.
• Cookies: zie de cookieverklaring.

17. Hoe we je gegevens beveiligen

We nemen passende technische en organisatorische maatregelen om je gegevens te beschermen. Verbindingen met onze site en systemen zijn versleuteld. Medewerkers kunnen alleen bij de gegevens die ze voor hun werk nodig hebben, en wat ze zien hangt af van hun functie. Inlogcodes en wachtwoorden bewaren we versleuteld en we houden bij wie belangrijke wijzigingen doet. Gaat er toch iets mis met je gegevens, dan melden we dat aan de Autoriteit Persoonsgegevens en, als het risico voor jou groot is, ook aan jou.

18. Jouw rechten

Je hebt de volgende rechten over je persoonsgegevens:

• Inzage: je mag weten welke gegevens we van je hebben, waarvoor we ze gebruiken, met wie we ze delen en waar ze vandaan komen.
• Rectificatie: kloppen je gegevens niet of zijn ze onvolledig, dan passen we ze aan. Veel kun je zelf wijzigen in Mijn GENTS.
• Verwijdering: je kunt je account verwijderen in Mijn GENTS of ons vragen je gegevens te wissen. Gegevens die we wettelijk moeten bewaren, zoals facturen, verwijderen we pas na afloop van die termijn.
• Beperking: je kunt ons vragen je gegevens tijdelijk niet te gebruiken, bijvoorbeeld terwijl we nakijken of ze kloppen.
• Overdraagbaarheid: je kunt je gegevens downloaden in Mijn GENTS, zodat je ze kunt bewaren of aan een ander kunt geven.
• Bezwaar: tegen gebruik op grond van ons gerechtvaardigd belang kun je bezwaar maken. Tegen direct marketing, zoals onze mail en de klantenlijsten bij Google en Meta, kan dat altijd en hoef je geen reden te geven.
• Toestemming intrekken: gaf je toestemming, dan kun je die altijd intrekken, bijvoorbeeld via de cookie-instellingen of de link onder onze mail. Wat we daarvoor deden, blijft rechtmatig.

Wil je een van deze rechten gebruiken, mail dan naar klantenservice@gents.nl vanaf het e-mailadres dat bij ons bekend is. Om te voorkomen dat iemand anders jouw gegevens opvraagt, kunnen we je vragen te bevestigen dat het verzoek van jou komt; een kopie van je identiteitsbewijs vragen we alleen als het echt niet anders kan. We reageren binnen een maand. Is je verzoek ingewikkeld, dan kan dat twee maanden langer duren; dat laten we je dan binnen de eerste maand weten. Een verzoek kost niets.

Ben je niet tevreden over hoe we met je gegevens of je verzoek omgaan, laat het ons dan eerst weten, dan zoeken we samen een oplossing. Je hebt daarnaast altijd het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, de toezichthouder in Nederland. Woon je in een ander land van de Europese Unie, dan kun je ook terecht bij de toezichthouder daar.

19. Jonger dan 16?

Ben je jonger dan 16, dan mag je je alleen voor onze nieuwsbrief aanmelden of je foto uploaden voor een look als je ouder of voogd daar toestemming voor geeft. Denk je dat we gegevens van een kind hebben zonder die toestemming, laat het ons dan weten; dan verwijderen we ze.

20. Wijzigingen

We passen deze privacyverklaring aan als we iets veranderen aan hoe we met je gegevens omgaan. Bovenaan staat wanneer dat voor het laatst gebeurde. Bij een grote wijziging laten we het je ook weten als je klant bij ons bent.